メール入力でよく使う文章や定期的な連絡文書がありませんか? 毎日の作業はできるだけ効率的に、少しでも作業時間を短くしたいところです。
今回は、毎日のメール入力が時短できるメール文書作成のポイントをご紹介します。
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Outlookの「クイックパーツ」は、メールの作成時に頻繁に使用する文章や定型文書を保存しておく機能です。定型文書やよく使うコンテンツを保存しておき、文書パーツとして必要な時にすばやく挿入できます。
■クイックパーツと定型句という2つの機能
クイックパーツと定型句という2つの機能に通している使いやすさのポイントは以下です。
・保存文書に「改行」を入れられる
・長文の定型文も保存が可能
では、クイックパーツと定型句の違いについてご説明します。
| クイックパーツとは
クイックパーツは、メールの署名、一般的な文書のセクションなど、多様なコンテンツを保存することができる機能です。
特徴として、テキスト、画像、表・グラフ、図なども保存ができます。
| 定型句とは
定型句は、メールの本文に頻繁に使用される短いフレーズを保存するのに最適です。
例えば、得意先へのメールの冒頭の挨拶文やお礼文、依頼やお詫びなど、決まった文章（定形文）を保存しておくと便利です。
■クイックパーツと定型句へ文章を登録
各パーツへ文章の登録をしていきましょう。
| クイックパーツ
Outlookを開きメール文章を作成し、クイックパーツに追加したい文章、定型文、または画像や図などを選択します。
① 登録したい定型文を本文に入力し、登録したい範囲を選択する
② 「挿入」タブをクリック
③ 「クイックパーツ」➔「クイックパーツギャラリーに保存」をクリック
④「新しい文書パーツの作成」というボックスが表示される➔「名前」を設定し「OK」をクリックで、文章の登録は完了
📌「名前」は、文書パーツを挿入するときのキーワードになります。
文章の書き出しが名前として表示されるので、そのままでよければOKしてください。変更する場合は短くわかりやすく設定することをおすすめします。
下記リンクから、手順を詳しくご紹介したページが見れます、是非ご参照ください。
| 定型句
メールの冒頭の挨拶文やお礼文、依頼やお詫びなどの定形文を保存しましょう。
① 登録したい定型文を本文に入力し、登録したい範囲を選択する
② 「Alt+F3」キーを押す
③ 「新しい文書パーツの作成」が表示➔「名前」を設定し、ギャラリーが「定型句」を確認して「OK」をクリックで文章の登録は完了
📌 名前の設定は上記「クイックパーツ」と同様にお願いします。
■登録したパーツを使ってみよう
登録したパーツを使ってメールを作成してみましょう。
Outlookを開き、新しいメールを作成します。
| クイックパーツの挿入
「クイックパーツ」から文章選択する
「挿入」→「クイックパーツ」で登録している文章から選択して挿入してください。
📌 オススメの挿入方法
挿入したい文章の「名前」を入力して、キーボードの「F3」キーを押す（または入力＆Enterで文字変換して「F3」キーを押す）と文章が挿入されます。
※パーツの名前を「あいさつ」と登録した例です。
| 定型句の挿入
Outlookを開き、新しいメールを作成します。
定型句は「名前」に設定した単語をメール本文に入力＆変換後にEnterを押すと、ポップヒントで文章が表示されます。文章を確認してEnterで確定するとメールへ挿入されます。
| テンプレート文章の挿入
Outlookのテンプレート文章を挿入することも可能です。季夏の候やご挨拶の定型文などを選択して入力することができます。こちらもご利用ください。
■登録済み文章の編集
登録したパーツを使ってメールを作成してみましょう。
| クイックパーツの編集
登録済みのクイックパーツの文章を編集する場合は、
① テキストを編集後、文章をドラッグして選択
②「挿入」→「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選択③ 上書きしたいクイックパーツと同じ「名前」を選択して「OK」をクリック
「文書パーツを設定し直しますか？」の表示で「はい」を選択すると上書きされる。
| 定型句の編集
登録済みの定型句の文章を編集する場合は、
① テキストを編集して、文章をドラッグして選択
②③「挿入」→「クイックパーツ」→「定型句」を選択
④ 編集する文書と同じ登録名を選択して、文章上で右クリック
⑤ 項目から「整理と削除」を選択
⑥ 文書パーツオーガナイザーでパーツ名と内容を確認して「プロパティの編集」を選択
⑦ 「文書パーツの変更」で「OK」すると、編集内容が上書きされて登録完了
