Outlookには十分な容量は用意されていますが、毎日のメール受送信でメールボックスの容量が上限に達してメールの送受信ができなくなると、業務に大きな影響が出てしまいます。
定期的に空き容量を確認し、不要なメールの整理をして自身で管理をしましょう！
容量の確認方法と空き容量の増やし方をご紹介します。
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■現在使用している容量を確認する
メールボックスの容量をチェックして、容量の大きなメールボックスは管理してください。
① Outlookを起動し「ファイル」をクリック
② アカウント情報画面から「ツール」をクリックし「メールボックスの整理」を選択
③ 表示された画面から「メールボックスのサイズを表示」をクリックすると、Outlookで 使用している合計サイズやフォルダ毎のサイズが確認できる画面が表示される
📌 表示サイズの大きいフォルダは整理を行い、空き容量を確保しておきましょう。
| メールボックスの容量が少なくなった場合の現象
メールボックスの容量が上限に近づくと、Outlookで以下のようなメッセージ（警告）が表示されますが、すでに警告が出ている方は「メールボックスの空き容量を増やす方法」を行ってください。
■メールボックスの空き容量を増やす方法
Outlookでメールボックスの空き容量を増やす2つの方法です。
削除済みアイテムフォルダを空にする
不要なメールを削除する
| 削除済みアイテムフォルダを空にする
メールを削除しただけでは「削除済みアイテムフォルダ」に移動するだけで、空き領域は 増えないため、「削除済みアイテムフォルダーを空にする」必要があります。
① アカウント情報画面から「ツール」をクリックし「メールボックスの整理」を選択
② 以下の項目で「空にする」をクリックして削除済みアイテムを完全に削除する
フォルダを空にすることでメールボックスの空き容量を増やすことができる
| 不要なメールを削除する
文章のメールをたくさん削除しても容量は空きません。 容量を圧迫しているのは添付ファイルが付いているメールなので、整理・削除して容量を空けておきましょう。
並べ替えの機能を使って添付ファイルがあるメールを探し、対処してください。
① メールを保存したフォルダーを開くと右上に［日付］などの並べ替えの基準が表示されているので、ここをクリック
② 表示したメニューの「並べ替え」から「サイズ」を選ぶとサイズ順に表示される
③ サイズ順に表示されたら「サイズ」横の上下矢印でファイルの大きい順に並べ替える
ファイルサイズの大きなメールからチェックし、不要なメールは削除する
