Outlook｜下書きでメールを複製＆再利用！
更新日：10月7日
毎回イチから書く手間、なくします
会議案内や依頼メールなど、同じような内容のメールを何度も作成していませんか？ Outlookの下書きを活用すれば、保存したメールをコピーして何度でも再利用できます。
メールの下書きを複製して時短！Outlookのカンタン活用法をご紹介します。
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すごくカンタンで、メールの下書きがとても便利に使えるんです。
この機能を使えば、同じ内容のメールを複数の相手に送るのも、相手ごとに一部だけ変えて送るのも簡単。下書きを保存しておけば、必要なときにすぐ複製できます。
Outlookの下書き機能を使いこなして、メール作業を効率化しましょう。
💭 下書きの保存と再利用 |
下書きを作成して、テンプレート代わりに再利用しましょう。
| メール内容の入力と保存
メール作成画面を開き、内容を入力して下書きを作成します。
下書きを入力し「閉じる」をクリックすると、変更を保存するかの確認をする画面が表示されます。「はい」をクリックすると「下書き」フォルダに保存されます。
| 下書きメールの複製
保存した下書きメールの複製は、以下のステップで簡単にできます。
下書きフォルダから再利用したいメールを選択し、ショートカットキー「Ctrl + C」キーでコピーしてください。「クリップボードにコピー済み」と表示されます。
| 「貼り付け」で複製完了
そのまま、ショートカットキー「Ctrl + V 」で貼り付けると、下書きの中にメールが複製されます。「コピーしました」と表示されれば完了です。
| 編集と送信
複製されたメールを開き、必要に応じて受信者のメールアドレスや件名・内容などを編集して送信しましょう。
この手順で、下書きメールを再利用して簡単に新しいメールを送信することができます。
💭 下書きを分類する |
下書きフォルダがごちゃごちゃしていると、必要なメールを探すだけでひと苦労。分類しておけば、その悩みは一瞬で解消します。
そんな時に便利なのが、下書きの分類機能です。色のタグまたは名前付きのタグを使って、目的や業務内容ごとに整理すれば、必要な下書きにすぐたどり着けるようになります。
▶️下書きを右クリック ＞ 分類を選択
▶️ 色のタグで手早く分類する場合は、あらかじめ色ごとにルールを決めておきましょう。（例：社外向け＝青、社内共有＝緑 など）
▶️ 用途がはっきりしている場合は、「分類を管理」から名前付きのタグを作成できます。
▶️ 「分類を管理」を開いて、色分類のペンマークをクリック。表示された画面で名前を入力すれば、好きな名前に変更できます。 案件名や業務内容そのものをタグ名にしておくと、より直感的に探せます。
▶️ タブは閉じることができるので、たくさん増えてもわかりやすく表示されます。
💭 メール複製のメリット |
Outlookメールの下書き機能を使って、保存・複製するとこんな利点があります。
📑 過去のメール検索を不要に
以前の送信した内容の下書きメールを再利用できます。下書きから複製し、新しいメールとして送信することで、手間を大幅に削減できます。
📑 下書きメールの文書保持
下書きメールを編集して保存すると内容が上書きされてしまいますが、複製して編集すれば元々の下書きメールはそのまま残り、再利用が可能です。
📑 個別編集と個別送信
ほぼ同一のメールを複数の相手に個別に送信したり、相手ごとに部分的に編集して送信したりする場合にも、複製機能が役立ちます。
📑 効率的な活用
メールの下書きを複製して編集・送信することで、効率アップができます。例えば、特定の本文部分を保存しておき、必要な情報を都度埋める際にも便利です。
例）「発送日： 個数： 個」など、その都度更新して送信する場合にも使えます。
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使うと便利な機能ですね。
ちょっと知っていると良い機能ですね。