同一メールを複数の相手にそれぞれ送信したい、定期送信するメール内容を保存してまるっとコピーして送信したい、そんなとき意外と便利なのが下書き保存したメールの複製です。
メールの下書きを複製して活用する方法をご紹介します。
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この機能を使えば、複数の相手に個別に同じ内容のメールの送信も、相手ごとに部分編集＆送信も簡単です。また、下書きは保存しておき必要なときに複製できます。
■「下書き」の保存と複製
下書きを作成して、テンプレート代わりに再利用しましょう。
| メール内容の入力と保存
メール作成画面を開き、内容を入力して下書きを作成します。必要な情報を入力しておいて、部分的に編集できるようにしておくのもいいですね。
下書きを入力し「閉じる」をクリックすると、変更を保存するかの確認をする画面が表示します。「はい」をクリックで「下書き」に保存されます。
| 下書きメールの複製
保存した下書きメールの複製は、以下のステップで簡単にできます。
下書きフォルダから再利用したいメールを選択し、ショートカットキー「Ctrl + C」キーでコピーしてください。
| 「貼り付け」で複製完了
そのまま、ショートカットキー「Ctrl + V 」キーで貼り付けます。下書きの中にメールが複製されました。
| 編集と送信
複製されたメールを開き、必要に応じて受信者のメールアドレスや件名・内容などを編集して送信しましょう。
この手順で、下書きメールを再利用して簡単に新しいメールを送信することができます。
■メール複製のメリット
Outlookメールの下書き機能を使って、保存・複製するとこんな利点があります。
🌱 過去のメール検索を不要に
以前の送信した内容の下書きメールを再利用できます。下書きから複製し、新しいメールとして送信することで、手間を大幅に削減できます。
🌱 下書きメールの文書保持
下書きメールを編集して保存すると内容が上書きされてしまいますが、複製して編集すれば元々の下書きメールはそのまま残り、再利用が可能です。
🌱 個別編集と個別送信
ほぼ同一のメールを複数の相手に個別に送信したり、相手ごとに部分的に編集して送信したりする場合にも、複製機能が役立ちます。
🌱 効率的な活用
メールの下書きを複製して編集・送信することで、効率アップができます。例えば、特定の本文部分を保存しておき、必要な情報を都度埋める際にも便利です。
例）「発送日： 個数： 個」など、その都度更新して送信する場合にも使えます。
すごくカンタンですが、メールの下書きがとても便利に使えるんです。