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  • 執筆者の写真NAKA

Teamsチャットと社内メールの使い分け

更新日:2023年11月16日


社内の連絡ツールとしてTeamsチャットを活用されている方も多いと思います。では社内メールを使う基準は?どっちを使うか迷ってしまうこともあります。


Teamsと社内メールの使い分けの参考になればと思います。


・・・INDEX・・・




 


Teamsチャットとメール ツールの特性


Teamsチャットとメールは特性が違います。それぞれの特徴を知って使い分けることができれば、よりコミュニケーションがスムーズになり、業務効率を上げることもできます。


Teams チャット

入力の時間を削減できて、グループなど大勢でも会話しやすく、社内連絡にはうってつけのツールです。コミュニケーションが容易なので、社内での声掛けがしやすいと思います。

さらに、PCでもスマホでもポップアップで通知されるのでチェックがしやすいですね。


メール

社外あて・社外の方を含む連絡はメールを使います。また、社内でも公式的な文書や記録を残したい連絡には向いています。




Teamsチャットとメール 使い分けのイント

基本的には、社内はTeamsチャット・社外はメールです。


どちらも連絡をとるための手段なので、最も効果的に使うことが重要です。


| 相手や内容で使い分ける

誰に連絡をするのか、何を伝えるかで使い分ける

  • Teamsチャット 社内での相談や情報共有、会話形式でコミュニケーション

  • メール      社外とのやりとり、社外の方を含む場合


| 重要な内容・履歴を残す

社内でも送受信の双方にメッセージを残す「証拠」的な内容にはメールを選択

  • Teamsチャット チャットは削除も可能なため効力が希薄

  • メール      社内での重要事項の連絡(規約・契約等)公式文書など






Teamsチャットを使う

 

チャットは、社内でのコミュニケーションの活性化が目的です。短いテキストで手軽にコミュニケーションが取れるため、声掛けしやすいツールです。


 ✅ メッセージのやり取りやWeb会議(1:1~グループまで)

 ✅ 業務連絡 

 ✅ 業務グループでの確認・進捗報告やファイルの共有

 ✅ タイムリーに連絡・情報共有、意思疎通したい


| Teamsチャットのメリット

  • 定型文が不要で、会話形式でコミュニケーションが楽になる

  • 情報・データの共有がタイムリーにできる

  • 既読が確認できる

  • 画面の共有やビデオ通話ができる


| Teamsチャットのデリット

  • 文章が簡素になり過ぎると伝わりにくくなる

  • メッセージ過多になる可能性がある

📋 社内でもTeamsに慣れていない人とのやり取りには、メールの方がスムーズな場合もあります。徐々にTeamsでのやり取りに切り替えていきましょう。




メールを使う

 

外部の方を含むやり取りや、社内でも公式的な内容の場合にはメールが適しています。

受信した方は、対応・回答・遵守しなくてはいけない事項と認識します。


メールを使う場合としては、以下があげられます。

  ✅ 社外あて、または社外の方を含む場合の連絡

  ✅ 社内での公式的な周知など

  ✅ エビデンス(記録)を残す必要がある場合


| メールのメリット

  • 公式的な文書で重要事項を伝達できる

  • 相手の時間を拘束しない、されない(双方のタイミングで確認)

  • 履歴確認ができる(双方に記録が残るのでトラブル防止)


| メールのデメリット

  • 既読の確認ができない

  • やり取りで定型文の入力に時間を取られる

  • 時間の共有が

  • 外部からのウイルスなどの脅威の可能性












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