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  • 執筆者の写真NAKA

[Outlook]クイックパーツを登録してメール入力を時短しよう

更新日:2023年11月17日


今回は文章をパーツとして登録しておき、メールに挿入できる時短機能をご紹介します。


IME単語登録を使って汎用性の高い語句を登録して使うのがとても便利でオススメですが、クイックパーツを併用すれば、さらに入力作業が時短できます!



・・・INDEX・・・




 


「クイックパーツ」とは

頻繁に使用する文章や連絡用の定型文をなど存しておき、パーツとしてメールに使用していくというような機能です。IME単語登録とは違う便利な点はこちらです。

  • 保存する文書に「改行」を入れられる

  • IME単語登録は60文字の登録制限があるがクイックパーツは長文も可能

  • 表・グラフ・図なども保存できる



「クイックパーツ」を作る(文章の登録)

クイックパーツへ文章の登録をしていきましょう。


新規メール作成画面でクイックパーツに登録したい文書を入力し選択(改行文もOK)

挿入」タブを選択 → キストの「クイックパーツ」をクリック

選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリック

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう ① 新規メール作成画面でクイックパーツに登録したい文書を入力し選択(改行文もOK)  ②「挿入」タブを選択 ③テキストの「クイックパーツ」をクリックして ④「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」をクリックします。

新しい文書パーツの作成」ボックスが表示されたら「名前」欄に呼び出すときの単語を設定し「OK」をクリック。 これで文章の登録は完了です。

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう ⑤「新しい文書パーツの作成」というボックスが表示されたら「名前」に呼び出すときの単語を設定し「OK」をクリック。 これで文章の登録は完了です。 「名前」は短くシンプルな方がいいですね。

📒名前」は短くシンプルな方が使い勝手よく、忘れなくていいですね。




「クイックパーツ」を使ってみよう

登録した文章を使ってメールを作成しましょう。パーツの挿入方法はいくつかあります。


| パーツの「名前」に設定した単語を入力して挿入する

メール本文に「新しい文書パーツの作成」の「名前」に設定した単語を入力してEnterキーを押すとポップヒントで表示されるので、確定するには再度Enterを押す

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう メール本文に「新しい文書パーツの作成」の「名前」に設定した単語を入力してEnterを押すとポップヒントで表示されるので、確定するには再度Enterを押す


| 「クイックパーツ」から選択する

メール本文にカーソルを合わせておき「挿入」→「クイックパーツ」で登録している文章が表示されるので選択して挿入



| 「名前」を入力して「F3」キーを押して挿入

挿入したいクイックパーツの[名前]を入力&変換して、キーボードで「F3」キーを押すと登録した内容が挿入される 


📒 定型句として登録した文書パーツも同じように挿入できます。




パーツ(文章)の登録例

あいさつ文や定型文以外にもとても便利に使えます。


例えば、取引先への依頼文を「テンプレート化」して登録する場合は、使いまわしたい部分を「クイックパーツ」に登録します。改行や字下げもそのまま保存できるので便利です。

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう 例えば、取引先への依頼文を「テンプレート化」して登録する場合は、使いまわしたい部分を「クイックパーツ」に登録します。改行や字下げもそのまま保存できるので便利です。

入力の手間を減らすことでメール文の作成もスムーズに。まずはよく使うパターンを設定して使ってみてください!




登録済みパーツ(文章)の編集・削除方法


| 編集する場合

登録済みの文章を編集する場合は再登録したいテキストを作成し、上書きしたい定型句と同じ「名前」で登録を行うと上書きができます

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう 登録済みの文章を編集する場合は再登録したいテキストを作成し、上書きしたい定型句と同じ「名前」で登録を行うと上書きができます。

| 削除する場合

挿入タブ → クイックパーツ → 「定型句」を選択すると登録した文章が表示

 

定型句の上で右クリック整理と削除」→ 文書パーツオーガナイザー」 が表示されるので、削除したい定型句を選択し「削除」をクリックして完了です。

Outlook クイックパーツでメール入力を時短しよう ①挿入タブの  ②クイックパーツから ③「定型句」を選択すると登録した文章が表示され、④定型句の上で右クリック   ➔ ⑤「整理と削除」➔ ⑥「文書パーツオーガナイザー」 が表示されるので、削除したい定型句を選択し「削除」をクリックして完了です。


📒 登録する文章にわかりやすい名前を付けておくところがポイントです。

取引先への依頼や確認、あいさつ文などのメール作成の時間を短縮しましょう。



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