Acrobat Readerには電子印鑑を作成する機能があり無料版で作成できます。社内文書など「認印可」とされている書類に使用することで業務効率化につながりますね。
Acrobat Reader無料版での電子印鑑の作成と、PDFへの押印手順をご紹介します。
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■電子印鑑の種類と注意点
まず、電子印鑑は大きく分けて2種類あり、大きな違いは公的効力の有無です。押印する文書によって使用できる電子印鑑が違いますのでご注意ください。
▮印影を画像化し電子印鑑 公文書への効力：なし
スキャンやスマホアプリで取り込んで画像化した印影データで、このマニュアルで作成する電子印鑑はこちらのタイプです。社内で認印の代わりとして使用できます。
▮印影に識別情報が保存された電子印鑑 公文書への効力：あり
こちらは公文書にも使用ができる電子証明書が付いた電子印鑑で、検証プログラムによって押印日時や本人確認ができる仕組みになっています。
公文書や社印だけでなく、契約書や会計・雇用関連などの重要書類にも使用できます。重要な書類や機密情報を含む書類などにはこちらを使う必要があります。
こちらの電子印鑑は、会社より必要な方・部署などへ提供されていると思います。
■Acrobat Reader で電子印鑑を作成する
電子印鑑の作成って難しそうと感じるかもしれませんが、意外とカンタンにできます。まず印鑑に記載する情報を登録して自分の印鑑の準備をしましょう。
⒈. Acrobat Readerを起動し「環境設定」を開く
アプリを起動して、メニューバーから「編集」→「環境設定」をクリック
⒉. メニューから「ユーザー情報」を選んで必要な情報を入力
ユーザー情の入力フォームに、電子印鑑に含める情報を入力し「OK」で登録。
姓名欄は「姓」のみ入力（印鑑にフルネームが記載されてしまうため）
部署名は入力する（印鑑への反映スタイルが良いため）
これで電子印鑑の表示情報が保存が完了しました。
■PDFファイルへ電子印鑑を押印
⒈ 捺印したいPDFファイルを開いて「スタンプ」を選択
電子印鑑を押印するPDFファイルを開いて、メニューから「ツール」タブをクリックし、画面右下の「スタンプ」を選択。表示しない場合は「さらに表示」をクリックで表示される。
⒉ 表示する「電子印鑑」から希望の形式を選択
「スタンプ」→「電子印鑑」で数種類の形式が表示されるので、希望の形式を選択する
⒊ 電子印鑑が表示するので、押印する位置へ移動
PDFファイル上に電子印鑑が表示したら押印したい場所へもっていってクリックで決定。
移動やサイズ調整するには印鑑をクリックして、「+」マークがでたら配置してクリック。
これで、Acrobat Readerを使った電子印鑑の押印が完了です。
🌱 よく使う電子印鑑を「お気に入りに登録」
追加する電子印鑑が表示した状態で「スタンプ」を選択し、「現在のスタンプをお気に入りに追加」をクリックして追加しておけば、次回からは「スタンプパレット」を開いてお気に入り印鑑から選択できてラクラクです。
■PDFの保存と、再度PDF化を行う
編集したPDFは、別名で保存しましょう。
ここで注意点ですが、別名で保存したファイルは開けば編集できる状態なので、他の人に電子印鑑付きのPDFを送付する場合は再度PDFに変更してから送付が必要です。
| PDFファイルを「別名で保存」する
メニューから「別名で保存」を選択し、別名をつけて保存する（編集したファイルを保存）
| PDFファイルを再度PDFにする
電子印鑑を捺印したファイルをPDFで送信する場合は、再度PDFにする必要があります。
メニューから「印刷」をクリックし、プリンター名は [Microsoft print to PDF] を選択 ➔ ファイル名を付けて保存先を指定して保存、このPDFファイルを送信する
■電子印鑑を編集する
部署名や姓名やが変わった場合は、電子印鑑の編集をすることもできます。
⒈ PDFファイルを開いて「スタンプ」を選択
メニューから「ツール」タブをクリックし、画面右下の「スタンプ」を選択
⒉ 「ユーザー情報を編集」を開いて編集
「スタンプパレット」をクリック → ドロップダウンリストから「電子印鑑」を選択
変更スするスタンプの上で右クリックして「ユーザー情報を編集」をクリック
編集したい箇所を修正し「完了」をクリックすると印鑑の情報も変更される
🌱 電子印鑑作成方法（無料版）や押印手順、使用する際の注意点などをご紹介しました。
電子印鑑を登録 →PDFに押印 →別名で保存 、保存したファイルを再度PDF化して送付、
PDFファイルに捺印できるので、ペーパーレス化に繋がります。
認印で対応していた社内文書などは、無料の電子印鑑でも使用には問題がない場合が多いので、ぜひ利用してみてください。