Teams｜「自分宛てチャット」を自分専用ワークスペース"にする方法
- NAKA
- 2 時間前
- 読了時間: 4分
実は、Teamsには"自分だけ"に送れるチャットがあります。使い方次第で、毎回の手間がぐっと減る、自分専用ワークスペースに変わるんです。
「自分宛てチャット」地味だけど侮れない活用法をご紹介します。
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使い方はシンプル。自分宛てにメッセージを送るだけです。しかしこれだけで、メモ・下書き・リマインダーなど、あらゆる用途に使える"ワークスペース"が手に入ります。
💭 Teamsの「自分宛てチャット」はどうやって作る？ |
まずは、自分とのチャットを作ってみましょう。
1．Teamsで「新しいチャット」を開く
Teamsの「チャット」から、新しいメッセージ（新しいチャット）を選択
2．「宛先」に自分の名前を入力
「To」欄に自分の名前を入力すると、自分のアカウントが表示
自分の名前を選択すれば、自分との1対1のチャットが開始
3．あとは普通のチャットと同じ
普段のチャットと同じように送っておけば、自分のメモとして使用可能
💭 「自分宛てチャット」の活用法 |
01｜ メモ帳として使う
まずは、一番シンプルな使い方。
「あとでやる」「あとで確認する」ことを自分宛てに送っておきます。
例えば、
○○さんに確認する
明日の会議資料を確認する
来週、○○の件を連絡する
このWebページをあとで読む
会議での確認事項
など、Teamsチャットでのやり取りに必要なメモや、忘れたくないことを残しておく場所として便利です。
業務中Teamsをずっと開いているなら、別のメモアプリを探すよりも、いつも使っているTeamsにメモを集めるという考え方もできます。
02 ｜「下書き集」として使う
ここからが、おすすめしたい使い方です。
Teamsの自分宛てチャットを、自分専用の下書き集として使います。
例えば、
社内への連絡文
お知らせ文
定型の案内
よく使う説明文
繰り返し使うメッセージ
などを、自分宛てチャットに保存して、コピー＆ペーストで利用できます。
「前に使った文章、どこだっけ？」と探す時間も減らせます。
03 ｜「定型文の置き場所」として使う
月ごとに、または定期的に送る連絡内容があると地味に便利です。
「前回はどんな文章だったかな？」と過去のチャットを探さなくても、完成した文章をまるっと自分宛てチャットに保存しておくのががおススメです。
使い方はシンプル
① 定型文をタイトルを付けて自分宛てに送る
② 次回はコピーして、日付や内容だけ編集
③ Teamsチャットに貼り付けて送信
例えば、こんな文章をためておくと便利です。
社内連絡：○○の件について、以下のとおりご連絡いたします。
お知らせ：○○について、対応をお願いいたします。
定期的な案内：○月○日より、○○を実施します。
よく使う説明：お問い合わせいただいた件について、以下のとおり回答いたします。
こうした文章を送っておけば、次回からはコピーして必要なところだけ変更できます。
毎回「書く」作業をしない、一度作ったものを再利用で時短にもなります。
04｜ PCとスマホで情報を手軽に受け渡す
自分宛てチャットは、PCとスマホで同じ情報を確認できるメモ代わりにも使えます。
「これ、あとでPCで見たい」
「この情報、あとで確認しよう」
そんなときは、自分宛てに送っておくだけ。
例えば、こんな使い方ができます。
PCで送ったメモを、スマホで確認
スマホで見つけたWebページを自分宛てに送って、あとでPCで開く
出先で気づいたことを送って、タスクの抜け漏れ防止に
など、TeamsをPCとスマホの間の小さな情報ボックスとして使うイメージです。
💭 「自分宛てチャット」から文章を再利用 |
自分宛てチャットは、他のチャットと同時に開いて確認できます。
Teamsでチャット中に、自分宛てチャットの保存文章が必要になったら、自分宛てチャットの三点リーダー(…)をクリックし「新しいウィンドウで開く」を選択すれば、保存しておいた文章をコピーしたり、参照したりがすぐできます。
チャットに貼り付けて、必要な部分を編集という使い方ができます。
💡よく使う文章は、「自分宛てチャット」にストック
あらかじめ自分宛てチャットに保存しておけば、毎回ゼロから文章を作る手間を省けます。必要なときに取り出して、コピー＆編集。Teamsでのやり取りをちょっとラクにする、便利な使い方です。
💭 Outlookでも同じように文章のストックができます。メール定型文や、掲示文を再利用したい場合は、Outlookの下書き利用が便利です。 よく読まれているOutlook｜下書きでメールを簡単複製＆再利用！はこちら ⇃ |
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