フォルダのショートカットなど、とりあえずデスクトップに保存したものの、どんどん溜まってデスクトップがアイコンだらけになっていませんか？
効率アップにも、そしてセキュリティの面でもデスクトップの整理は必要です。
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⒋ とりあえずデスクトップに保存－の習慣をやめる！
■デスクトップの整理はなぜ必要？
とりあえず、簡単だからとか、忘れそうで不安などの理由から、つい見えるところ＝デスクトップにファイルやフォルダを置いてしまうという方も多いのかもしれません。
ですが、デスクトップにデータをたくさん置いておくのは、見た目だけではなく、個人情報の保護・セキュリティの観点からもお勧めはできません。
| 作業効率の低下
アイコンが多すぎると、デスクトップの見た目に乱雑で整理されていない印象を与えます。
さらに、必要なファイルやショートカットを見つけるのが難しくなり、作業効率が低下する可能性があります。
| セキュリティリスク
すぐに目につくところに重要ファイルを置くことの危険度を認識しましょう！
情報や機密の漏洩につながるなどのリスクについての意識が必要です！
意図せず情報を見せている可能性や、アクセスされる危険性もある
外出先では、外部の人が画面を目にすることもあると意識する
デスクトップにあるファイルやフォルダから業務内容を推測できたり、顧客情報のファイルを狙われる可能性もありますし、web会議での画面共有時にフォルダ名から情報ごと共有されてしまうこともあり、注意が必要です。
見られても何も情報を与えないためにも画面をスッキリさせておけば安心です。
| パソコンの起動時間が遅くなる
一般的には、ファイルやフォルダが増えるごとに読込みや起動に時間がかり、動作が遅くなってしまうこもあります。
■スッキリ整理のポイントは？
デスクトップは「机の上」、フォルダは「引き出しの中」というイメージで、デスクトップはスッキリ、フォルダにファイルや資料の保存場所を決めておけば作業もスムーズです。
整理が苦手な方もざっくり分別から初めて、段階的にやっていけば大丈夫です。できそうだと思えることから始めていきましょう。
⒈ デスクトップのファイルをざっくり仕分ける
■ デスクトップに「必要」 「不要」の一時的フォルダを作る
デスクトップ上のフォルダやファイル・ダウンロードしたデータを、ざっくり分けて移動してみてください。まず、「必要」か「不要」に仕分けましょう。
■ 必要 作業中のファイル・フォルダ・共有資料など
ざっくり仕分けの次は、「必要」フォルダ内で個人・共有・業務フォルダに仕分けておくと、各所への保存がしやすくなります。
不要と思うけど、もしかしたら必要かも？という微妙なものは、期限付きフォルダを作って期限を記載してまとめ、使わなかったら削除というルールを決めましょう。
■ 不要 一時的な作成ファイルや参考資料・ダウンロードデータなど
資料作成時に参照したファイルや画像、とりあえず保管した資料やデータ、webで見れる資料なども不要の対象なので、一旦不要フォルダへ入れましょう。
次に、「不要」なフォルダ・ファイルの内容を確認したうえで、削除していきましょう。不明なファイルは一旦残しておいて、後でゆっくり確認すればいいし、誤って削除してしまってもゴミ箱より復旧することができるので、大丈夫です。
⒉ 「必要」フォルダのファイル・資料を保存する
では、「必要」に入れたフォルダやファイルを適切な場所へ保管していきましょう。
個人・共有・業務フォルダに仕分けておくと、保存先が明確になりやすいですね。
ファイルを適切なフォルダーに保存する
ファイル名やフォルダ名は検索しやすい名前にしておく
⒊ 「ショートカット」を整理する
デスクトップに置いた「ショートカット」を整理しましょう。
📌 アプリのショートカット
WordやExcel、Teamsなどの頻繁に使うアプリは、「タスクバー」にピン留めして固定！
またはスタートメニューに追加しておくと開きたいアプリをすぐに起動できます。
📁 フォルダーのショートカット
頻繁に使うフォルダ―は、エクスプローラーの「クイックアクセス」にピン留めすると便利です。エクスプローラーからワンクリックでフォルダを使うことができます。
ここまでの整理で、デスクトップはかなりスッキリしているはずです。
⒋ とりあえずデスクトップに保存－の習慣をやめる！
デスクトップが乱雑になるのは、とりあえずデスクトップに保存することが原因です。とりあえず・・・を繰り返していると、いつのまにかデスクトップはいっぱいです。
ですが、整理が苦手という方もいらっしゃるので、デスクトップに「とりあえずフォルダ」を作って一旦保存、次に適切な場所に移動するという習慣をつけましょう。
「ファイルは直接デスクトップにおかない」というルールでその時々に整理しましょう！
| ダウンロードファイルの保存先
画像やPDFなどダウンロードファイルの保存先がデスクトップになっている場合も、デスクトップにどんどん増えていきます。
デフォルトの保存先を、エクスプローラーの「ダウンロード」フォルダに指定しましょう。一か所にまとめると探す時も簡単です。
| 新規ファイルは業務フォルダに作成する
オススメは「ファイルに名前をつけて保存」選択時に、業務内容に関連したフォルダ内に作成することです。作業も確認もスムーズですし、あとで移動する手間も省けます。
📁 ファイル名、フォルダ名はわかりやすく見つけやすい名前を付けることが重要です。
検索しやすいファイル名、フォルダ名にする（冒頭に番号や作成日も有効）
直接名詞にすると素早く探せる（検索ですぐにヒットする）
また、社外での作業やWEB会議・プレゼンなどで自分の画面を共有する際、一時的にデスクトップを表示しない設定もあります。下記リンクから記事をご参照ください。